Kas iš tikrųjų yra RPA ir kodėl visi apie tai kalba
Roboto procesų automatizavimas, arba RPA (Robotic Process Automation), skamba kaip kažkas iš mokslinės fantastikos filmų, bet iš tikrųjų tai gana paprasta koncepcija. Įsivaizduokite, kad turite darbuotoją, kuris kasdien atlieka tas pačias užduotis: kopijuoja duomenis iš vienos programos į kitą, tikrina el. pašto pranešimus, pildo lenteles, generuoja ataskaitas. Dabar įsivaizduokite, kad šį darbuotoją galima „išmokyti” atlikti šias užduotis automatiškai, be pertraukų, be klaidų ir be atostogų. Būtent tai ir yra RPA esmė.
Skirtingai nei tradicinė automatizacija, kuri reikalauja programuotojų perrašyti visas sistemas iš naujo, RPA veikia tarsi skaitmeninis asistentas, kuris stebi, kaip žmonės naudojasi kompiuteriu, ir pakartoja tuos pačius veiksmus. Tai kaip makrokomandos steroidais – tik daug protingesnės ir lankstesnės.
Įdomiausia tai, kad RPA robotai nesėdi fiziškai jūsų biure. Tai programinė įranga, kuri veikia kompiuteriuose ar serveriuose ir gali sąveikauti su bet kuria programa, kurią naudoja žmonės: nuo Microsoft Excel iki sudėtingų įmonių valdymo sistemų. Robotas „mato” ekraną, „skaito” tekstą, „spaudžia” mygtukus ir „įveda” duomenis – visiškai taip pat, kaip tai darytų žmogus, tik daug greičiau.
Kaip techniškai veikia šie skaitmeniniai darbininkai
RPA technologija remiasi keliais pagrindiniais komponentais. Pirmiausia, yra pats robotas – programinė įranga, kuri vykdo užduotis. Antra, yra orkestravimo platforma, kuri valdo visus robotus, planuoja jų darbus ir stebi veiklą. Trečia, yra kūrimo įrankiai, su kuriais žmonės „moko” robotus, ką daryti.
Kai kuriate RPA robotą, iš esmės jį programuojate naudodami vizualinę sąsają – dažnai tai atrodo kaip blokų schema arba veiksmų seka. Pavyzdžiui, galite nurodyti robotui: „Atidaryk šį tinklalapį, palaukti, kol užsikraus, surask laukelį su pavadinimu ‘Klientas’, įvesk šį vardą, tada spausk mygtuką ‘Ieškoti'”. Daugelis šiuolaikinių RPA įrankių leidžia tai padaryti tiesiog įrašant savo veiksmus – robotas stebi, ką darote, ir išmoksta pakartoti.
Techniškai robotai naudoja kelis metodus sąveikai su programomis. Vienas iš jų – UI automatizavimas (User Interface automation), kai robotas tiesiogiai sąveikauja su programa per jos grafinę sąsają, kaip tai darytų žmogus. Kitas metodas – API integracijos, kai robotas tiesiogiai bendrauja su programos „užkulisiais” per specialias jungtis. Trečias – OCR (Optical Character Recognition) technologija, leidžianti robotui „perskaityti” tekstą iš vaizdų ar PDF failų.
Kur ir kaip RPA naudojamas realiame gyvenime
RPA pritaikymas yra beveik begalinis, bet yra kelios sritys, kur jis tikrai spindi. Finansų sektoriuje robotai apdoroja sąskaitas faktūras, atlieka banko operacijų suderinimą, generuoja finansines ataskaitas. Viena įmonė pasakojo, kad anksčiau turėjo komandą iš penkių žmonių, kurie tris dienas per mėnesį tik suderindavo duomenis tarp skirtingų sistemų. Dabar robotas tai atlieka per kelias valandas.
Žmogiškųjų išteklių departamentuose RPA robotai padeda įdarbinti naujus darbuotojus – sukuria paskyras, priskiria prieigos teises, užpildo dokumentus. Klientų aptarnavimo centruose robotai gali automatiškai atnaujinti kliento informaciją keliose sistemose vienu metu, kai klientas paskambina ir praneša apie pasikeitusį adresą.
Sveikatos priežiūros srityje RPA padeda tvarkytis su didžiuliais dokumentų kiekiais. Robotai gali perkelti pacientų duomenis iš vienos sistemos į kitą, apdoroti draudimo pretenzijas, planuoti vizitus. Viena ligoninė Lietuvoje pradėjo naudoti RPA registratūroje ir sumažino vidutinį paciento registracijos laiką nuo 10 minučių iki 3 minučių.
Mažmeninėje prekyboje robotai stebi atsargas, automatiškai užsako prekes, atnaujina kainas skirtingose platformose. E-komercijos įmonės naudoja RPA užsakymų apdorojimui, pristatymo informacijos atnaujinimui ir net klientų atsiliepimų analizei.
RPA evoliucija ir dirbtinio intelekto vaidmuo
Ankstyvosios RPA versijos buvo gana „kvailos” – jos galėjo atlikti tik griežtai apibrėžtas užduotis ir bet koks nukrypimas nuo scenarijaus jas sutrikdydavo. Jei mygtukas ekrane pasikeisdavo vietą ar pavadinimą, robotas tiesiog sustodavo ir pranešdavo apie klaidą.
Dabar įžengėme į naują erą – intelektualųjį RPA (Intelligent Process Automation arba IPA). Čia į žaidimą įsijungia dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis. Šiuolaikiniai robotai gali „suprasti” dokumentų turinį, net jei jie skirtingai suformatuoti. Jie gali priimti paprastus sprendimus, mokytis iš ankstesnių veiksmų, net bendrauti su žmonėmis natūralia kalba.
Pavyzdžiui, sąskaitų faktūrų apdorojimas. Senasis robotas galėjo apdoroti tik griežtai apibrėžto formato sąskaitas. Naujas, su AI galimybėmis, gali „suprasti” sąskaitą faktūrą net jei ji atėjo kaip nuskenuotas vaizdas, net jei kiekvienas tiekėjas naudoja skirtingą formatą. Jis gali atpažinti, kur yra suma, data, tiekėjo pavadinimas, nepriklausomai nuo to, kur dokumente jie išdėstyti.
Kaip pradėti diegti RPA savo organizacijoje
Jei galvojate apie RPA diegimą, pirmiausia turite identifikuoti tinkamus procesus automatizavimui. Ne visi procesai yra geri kandidatai. Geriausi procesai automatizavimui yra tie, kurie:
Kartojasi reguliariai ir dažnai – kasdienės ar kas savaitę atliekamos užduotys yra idealios. Jei kažką darote kartą per metus, automatizavimas gali būti per didelis įdirbis.
Turi aiškias taisykles – jei procese reikia kūrybinio mąstymo ar sudėtingo sprendimų priėmimo, RPA gali būti ne geriausias pasirinkimas. Bet jei galite pasakyti „jei A, tada daryk B”, robotas puikiai susidoros.
Nereikalauja fizinės sąveikos – robotas negali paimti popieriaus lapo ar nueiti į sandėlį. Bet jei viskas vyksta skaitmeniniame pasaulyje, puiku.
Pradėkite nuo mažo. Daugelis įmonių daro klaidą, norėdamos iš karto automatizuoti sudėtingus procesus. Geriau pradėti nuo paprastos užduoties, kuri užima daug laiko, bet nėra kritiškai svarbi. Tai leidžia komandai išmokti, kaip veikia RPA, be didelės rizikos.
Dėl įrankių pasirinkimo – rinkoje yra keletas pagrindinių žaidėjų. UiPath yra vienas populiariausių, su labai draugišku vartotojui kūrimo įrankiu. Automation Anywhere taip pat plačiai naudojamas, ypač didesnėse įmonėse. Blue Prism yra dar vienas stiprus kandidatas, nors šiek tiek sudėtingesnis pradedantiesiems. Yra ir nemokamų ar pigesnių variantų, tokių kaip Microsoft Power Automate, kuris puikiai integruojasi su kitais Microsoft produktais.
Su kokiais iššūkiais susidursite ir kaip jų išvengti
RPA nėra magiškas sprendimas visoms problemoms, ir yra keletas spąstų, į kuriuos lengva įkristi. Pirmasis – automatizuoti blogą procesą. Jei jūsų procesas yra neefektyvus ar nereikalingas, automatizavimas tik padarys, kad blogas procesas vyks greičiau. Prieš automatizuodami, pirmiausia optimizuokite procesą.
Antrasis dažnas iššūkis – nepakankamas IT departamento įtraukimas. Kai kurios įmonės mano, kad RPA yra „verslo įrankis” ir IT specialistai nereikalingi. Tai klaida. Robotai veikia IT infrastruktūroje, jiems reikia serverių, saugumo, priežiūros. Be IT palaikymo, greitai susidursite su problemomis.
Trečias dalykas – robotų priežiūra. Kai sukuriate robotą, darbas nesibaigia. Programos atsinaujina, keičiasi sąsajos, keičiasi verslo taisyklės. Robotus reikia reguliariai atnaujinti ir prižiūrėti. Viena įmonė sukūrė 50 robotų per metus, bet neturėjo žmonių jiems prižiūrėti. Po metų pusė robotų nebeveikė, nes programos pasikeitė.
Saugumas taip pat svarbus. Robotai dažnai turi prieigą prie jautrių duomenų ir sistemų. Reikia užtikrinti, kad robotų prisijungimai būtų saugūs, kad būtų registruojama, ką robotai daro, ir kad būtų laikomasi duomenų apsaugos reikalavimų.
Ar robotai atims mūsų darbus
Tai klausimas, kurį klausia visi, kai išgirsta apie RPA. Atsakymas yra sudėtingesnis nei taip ar ne. RPA tikrai pakeičia tam tikrus darbus, ypač tuos, kurie susideda iš pasikartojančių, rutininių užduočių. Bet daugumoje atvejų RPA nepakeičia žmonių – jis pakeičia tai, ką žmonės daro.
Pavyzdžiui, buhalteris, kuris anksčiau praleisdavo 80% laiko kopijavimui duomenų tarp sistemų, dabar gali skirti tą laiką analizei, strateginiam planavimui, bendravimui su kolegomis. Klientų aptarnavimo darbuotojas, kuris nebeturi rankiniu būdu atnaujinti penkių skirtingų sistemų, gali skirti daugiau dėmesio pačiam klientui ir sudėtingesnių problemų sprendimui.
Iš tikrųjų daugelis įmonių, kurios diegia RPA, nesumažina darbuotojų skaičiaus. Jos tiesiog gali daugiau nuveikti su tuo pačiu žmonių skaičiumi. Arba perkelia žmones į vertes kuriančius darbus. Viena įmonė pasakojo, kad po RPA diegimo jų komanda galėjo priimti 40% daugiau užsakymų be papildomų darbuotojų samdymo.
Žinoma, kai kuriose situacijose RPA tikrai reiškia mažiau darbo vietų. Bet istorija rodo, kad technologijos paprastai sukuria daugiau darbo vietų, nei panaikina – tik kitokių. RPA kūrėjai, konsultantai, procesų analitikai – tai naujos profesijos, kurios atsirado dėl RPA.
Ką ateitis žada RPA technologijoms
RPA ateitis atrodo labai įdomi, ypač kai ji susijungia su kitomis technologijomis. Jau dabar matome, kaip RPA integruojasi su dirbtinio intelekto sprendimais – natūralios kalbos apdorojimu, kompiuterinio matymo technologijomis, prognozavimo algoritmais.
Įsivaizduokite robotą, kuris ne tik apdoroja klientų užklausas, bet ir gali numatyti, kurie klientai greičiausiai norės nutraukti sutartį, ir proaktyviai siūlo sprendimus. Arba robotą, kuris analizuoja tūkstančius dokumentų ir ne tik ištraukia duomenis, bet ir pastebi anomalijas, tendencijas, galimybes.
Kitas didelis žingsnis – hiperautomatizacija. Tai koncepcija, kai organizacijos automatizuoja ne tik atskirus procesus, bet kuria visapusišką automatizacijos ekosistemą, kur skirtingos technologijos dirba kartu. RPA čia tampa vienu iš daugelio įrankių, kartu su AI, mašininiu mokymusi, proceso gavyba (process mining), sprendimų valdymo sistemomis.
Taip pat matome judėjimą link „piliečių kūrėjų” (citizen developers) – žmonių be programavimo patirties, kurie gali kurti paprastus robotus patys. Įrankiai tampa vis draugiškesni, su vilkimo ir nuleidimo sąsajomis, iš anksto paruoštais šablonais. Tai demokratizuoja automatizaciją – nebereikia laukti IT departamento, kad automatizuotumėte savo kasdienį darbą.
Debesų technologijos taip pat keičia RPA. Anksčiau robotams reikėjo fizinių ar virtualių mašinų jūsų organizacijoje. Dabar vis daugiau RPA sprendimų siūlomi kaip debesų paslauga – galite tiesiog „nuomoti” robotus pagal poreikį, mokėti tik už tai, ką naudojate, ir nesirūpinti infrastruktūra.
Kai robotai tampa kasdienybe
RPA jau nebėra ateities technologija – ji čia ir dabar. Tūkstančiai įmonių visame pasaulyje, įskaitant Lietuvą, jau naudoja robotus kasdieniam darbui. Ir tai tik pradžia. Kuo daugiau organizacijų supranta RPA galimybes, kuo prieinamesnės tampa technologijos, tuo plačiau jos naudojamos.
Svarbu suprasti, kad RPA nėra vien apie technologiją. Tai apie tai, kaip mes dirbame, kaip organizuojame procesus, kaip išnaudojame žmonių potencialą. Geriausios RPA istorijos nėra apie tai, kiek robotų sukurta ar kiek sutaupyta pinigų. Jos apie tai, kaip žmonės gali daryti įdomesnį, prasmingesnį darbą, kai robotai perima nuobodžias užduotis.
Jei tik svarstote apie RPA, pradėkite nuo mažo. Identifikuokite vieną procesą, kuris tikrai erzina jūsų komandą. Išbandykite su pilotuoju projektu. Mokykitės. Ir tada plėskitės. RPA kelionė nėra sprinto, tai maratonas. Bet tie, kurie pradeda dabar, turi didžiulį pranašumą prieš tuos, kurie laukia.
Robotai jau keičia, kaip dirbame. Klausimas nėra, ar jūsų organizacija naudos RPA, bet kada ir kaip. Ir kuo anksčiau pradėsite tyrinėti šias galimybes, tuo geriau būsite pasirengę ateičiai, kur žmonės ir robotai dirba kartu, kiekvienas darydamas tai, ką moka geriausiai.