Kai Gmail tampa kur kas daugiau nei tiesiog pašto dėžutė
Ar kada nors susimąstei, kiek laiko praleidžiame tvarkydami elektroninį paštą? Mano atveju – tai turbūt kokia valanda kasdien (kartais ir daugiau, jei turiu „tvarkymo” nuotaiką). Gmail naudoju jau kokį dešimtmetį, bet tik neseniai atradau, kad ši platforma turi krūvą paslėptų funkcijų, kurios gali stipriai palengvinti gyvenimą.
Žinau, žinau – visi manome, kad puikiai išmanome savo elektroninį paštą. Bet patikėk manimi, čia kaip su tuo senu automobiliu, kuriuo važinėji penkerius metus, kol kažkas tau parodo, kad galvos atlošas reguliuojasi ir aukštyn-žemyn, ne tik pirmyn-atgal. *Facepalm* momentas garantuotas!
Šiandien pasidalinsiu dešimčia Gmail funkcijų, kurios man asmeniškai pakeitė kasdienį darbą su el. paštu. Kai kurios iš jų slepiasi po keliais mygtukais, kitos reikalauja papildomų įrankių, bet visos jos vertos dėmesio.
Laiškų atšaukimas – išsigelbėjimas nuo „oi, ne tam žmogui”
Turbūt visiems yra nutikę – spustelėji „Siųsti” ir tą pačią sekundę supranti, kad laiške liko klaida, arba dar blogiau – išsiuntei jį ne tam adresatui. Klasika! Gmail turi funkciją, leidžiančią atšaukti išsiųstą laišką, bet tik per labai trumpą laiką.
Štai kaip pailginti šį „gailestingumo periodą”:
1. Eik į Nustatymai (dantukas viršutiniame dešiniajame kampe)
2. Pasirink skirtuką Bendri
3. Surask eilutę Siuntimo atšaukimas
4. Pakeisk laiką iš standartinių 5 sekundžių į maksimalias 30 sekundžių
Šis paprastas pakeitimas man jau kelis kartus išgelbėjo reputaciją. Vieną kartą beveik išsiunčiau klientui laišką su komentaru apie jį patį – ačiū dievams už atšaukimo funkciją!
Filtrai ir automatinis rūšiavimas – tvarkos mylėtojo svajonė
Jei tavo pašto dėžutė primena chaotišką mišrainę iš darbinių laiškų, naujienlaiškių ir asmeninių žinučių, laikas įdarbinti filtrus. Tai tarsi tavo asmeninis pašto tvarkytojas, kuris dirba 24/7.
Mano mėgstamiausias filtras – automatinis tam tikrų laiškų perkėlimas į specialius aplankus:
„`
Naujienlaiškiai → Naujienlaiškių aplankas
Sąskaitos → Finansų aplankas
Socialinių tinklų pranešimai → Socialinių tinklų aplankas
„`
Kaip sukurti filtrą:
1. Spustelėk paieškos laukelį Gmail viršuje
2. Spustelėk paieškos parinkčių piktogramą (dešinėje)
3. Įvesk kriterijus (siuntėjo el. paštą, temą, raktažodžius ir t.t.)
4. Spustelėk Sukurti filtrą
5. Pasirink, ką filtras turėtų daryti su atitinkančiais laiškais
Aš, pavyzdžiui, visus laiškus su žodžiu „sąskaita” automatiškai žymiu žvaigždute ir perkeliu į atskirą aplanką. Taip niekada nepraleidžiu mokėjimų terminų (na, beveik niekada… visi žinome, kaip būna).
Spartieji klavišai – kai pelė tampa prabanga
Gal skamba keistai, bet nuo tada, kai išmokau Gmail sparčiuosius klavišus, mano produktyvumas šoktelėjo aukštyn. Iš pradžių jautiausi kaip senelis, bandantis išmokti naują technologiją, bet dabar net nepagalvoju apie pelę, kai naudoju Gmail.
Štai keletas mano kasdien naudojamų:
– c – kurti naują laišką
– r – atsakyti į laišką
– a – atsakyti visiems
– f – persiųsti laišką
– # – ištrinti laišką
– e – archyvuoti laišką
– k – pereiti prie naujesio laiško
– j – pereiti prie senesnio laiško
Kad įjungtum sparčiuosius klavišus:
1. Eik į Nustatymai
2. Skirtuke Bendri rask Spartieji klavišai
3. Pasirink Spartieji klavišai įjungti
4. Išsaugok pakeitimus
Pirmą savaitę gali būti keista, bet paskui nebenorėsi grįžti prie pelės. Aš kartais pagaunu save bandant naudoti Gmail sparčiuosius klavišus kitose svetainėse – toks įprotis susiformuoja!
Gmail neprisijungus – kai internetas nusprendžia pailsėti
Ar esi kada nors atsidūręs situacijoje, kai turi parašyti svarbų laišką, o internetas nusprendžia, kad tai puikus metas nutrūkti? Man tai nutinka dažniausiai oro uostuose arba traukiniuose, kai būtent reikia išsiųsti kažką svarbaus.
Gmail turi puikią funkciją – galimybę dirbti neprisijungus prie interneto. Štai kaip ją įjungti:
1. Eik į Nustatymai → Bendri
2. Rask Neprisijungus sekciją
3. Pasirink Įjungti Gmail neprisijungus
Dabar galėsi skaityti, rašyti ir ieškoti laiškų net be interneto. Kai vėl prisijungsi, Gmail automatiškai sinchronizuos viską.
Kartą rašiau laišką klientui sėdėdamas traukinyje, kuris įvažiavo į tunelį. Anksčiau būčiau praradęs visą laišką, bet dėl šios funkcijos galėjau ramiai tęsti darbą, o laiškas iškeliavo, kai vėl atsirado ryšys.
Šablonai – kai tingi rašyti tą patį dešimtą kartą
Jei kasdien rašai panašius laiškus, šablonai tau sutaupys krūvą laiko. Aš juos naudoju atsakydamas į dažniausiai pasitaikančius klausimus, siųsdamas standartines instrukcijas ar net rašydamas „atsiprašau už vėlavimą” laiškus (taip, tokių irgi pasitaiko nemažai).
Kaip sukurti šabloną:
1. Įjunk Šablonų funkciją: Nustatymai → Išplėstiniai → Šablonai → Įjungti
2. Sukurk naują laišką su tekstu, kurį nori išsaugoti
3. Spustelėk trijų taškų mygtuką laiško apačioje
4. Pasirink Šablonai → Išsaugoti kaip naują šabloną
Dabar bet kada galėsi įkelti šį šabloną į naują laišką vos keliais paspaudimais. Mano mėgstamiausias šablonas – „Ne, negaliu dirbti nemokamai už ‘patirtį'”, kurį tenka naudoti dažniau nei norėčiau.
Laiškų planavimas – kai nori atrodyti darboholikas
Viena iš mano mėgstamiausių funkcijų – galimybė suplanuoti laiškų išsiuntimą. Kartais noriu atsakyti į laišką iškart, bet nenoriu, kad klientas manytų, jog sėdžiu prie kompiuterio 2 valandą nakties (nors dažnai taip ir būna).
Kaip suplanuoti laišką:
1. Parašyk laišką kaip įprastai
2. Vietoj Siųsti mygtuko, spustelėk rodyklę šalia jo
3. Pasirink Suplanuoti siuntimą
4. Pasirink laiką arba nurodyk konkretų
Aš dažnai planuoju laiškus darbo dienos pradžiai – taip atrodo, kad jau nuo 8 ryto esu produktyvus, nors realybėje tuo metu dar kovoju su žadintuvu.
Gmail kaip užduočių valdymo sistema
Ilgą laiką maniau, kad Gmail yra tiesiog pašto programa. Bet vėliau atradau, kad jį galima paversti visai neblogu užduočių valdymo įrankiu. Štai kaip:
1. Žvaigždutės ir žymės: Naudok skirtingas spalvotas žvaigždutes skirtingoms užduotims žymėti. Nustatymuose gali aktyvuoti iki 12 skirtingų žymių.
2. Užduočių sąrašas: Dešinėje Gmail pusėje yra užduočių sąrašo piktograma. Gali tiesiog tempti laiškus į šį sąrašą, kad jie taptų užduotimis.
3. Atidėjimas: Funkcija „Atidėti” leidžia laikinai paslėpti laišką, kad jis vėl pasirodytų tavo gautų laiškų aplanke vėliau.
Aš naudoju žalią žvaigždutę skubioms užduotims, geltoną – vidutinio skubumo, raudoną – svarbioms, bet ne skubioms. Sistema paprasta, bet veikia stebėtinai gerai. Kartą per dieną peržiūriu visas pažymėtas žinutes ir planuoju darbus.
Kai paštas tampa gyvenimo dalimi – o ne atvirkščiai
Po visų šių metų naudojantis Gmail, supratau vieną dalyką – elektroninis paštas turėtų būti įrankis, padedantis gyventi, o ne gyvenimo centras. Šios funkcijos man padėjo suvaldyti chaosą ir sutaupyti laiko, kurį dabar galiu skirti svarbesnėms veikloms.
Pradėk nuo vienos ar dviejų funkcijų, kurios tau atrodo naudingiausios. Nebandyk įsisavinti visko iš karto – tai tik sukels stresą. Aš pradėjau nuo filtrų, vėliau perėjau prie šablonų, ir tik po to atradau sparčiuosius klavišus.
Galiausiai, nepamirškime, kad geriausias elektroninis laiškas kartais yra tas, kurio visai neparašome. Kartais trumpas skambutis išsprendžia problemą greičiau nei 10 laiškų grandinė.
O dabar einu patikrinti savo pašto dėžutės. Su šiomis funkcijomis tai užtruks tik 10 minučių, o ne valandą!